Verbindlichkeitslevel
Verbindlichkeitslevel definiert die verpflichtende Wirkung von Veröffentlichungen. In Anbetracht der Vielzahl von Richtlinien, die innerhalb einer Organisation angewendet werden, benötigen die Ziel¬gruppen Klarheit, wie mit der jeweiligen Publikation umzugehen ist. Der Einsatz der Verbindlichkeits¬level sollte so erfolgen, wie bei Vertraulichkeitshinweisen, d.h. in Form eines Stempels, einem Hinweis im Impressum oder am Anfang des Dokuments. Alle Dokumentationen, die mit einer derartigen Verbindlichkeit versehen werden, sollten für die geplante Zielgruppe erreichbar sein.
Verbindlichkeitslevel besteht aus drei Ebenen: verbindlich, erwünscht und freiwillig.
- Verbindlich
Dokumente, die befolgt werden müssen, sogenannte Vorschriften, sind für die Zielgruppe bindend. Zuwiderhandlungen werden mit definierten Sanktionen geahndet, z.B. Strafen aller Art. Dabei handelt es sich vor allem um Gesetze, Arbeitsanweisungen, Regeln und Ähnlichem. Verbindlich werden diese Dokumente durch die Verabschiedung in einem entsprechenden Gremium, z.B. Gesetzgeber, Standardisierungsorganisation und Zertifizierungsunternehmen.
- Erwünscht
Erwünschte Dokumente beschreiben empfohlenes Verhalten, sogenannte Empfehlungen. Aufgrund der geringeren Verbindlichkeit werden diese nicht mit einem Satz von Maßregelungen versehen. Nichtsdestotrotz kann die Nichtbefolgung zu einem negativen, unkooperativen Eindruck führen, der inoffizielle Konsequenzen nach sich zieht. Erwünschte Dokumente sind zumeist Best-Practices sowie Methoden und Verfahren, die nicht verbindlich sind. Selected Dokumente werden von entsprechenden Optimierungsgremien veröffentlicht. Nach erfolgreichem Einsatz können erwünschte Vorgehensweisen verbindlich gemacht werden.
- Freiwillig
Freiwillige Dokumente sind Hinweise, die wissenswerte Informationen bereitstellen. Diese Dokumente sind in keiner Weise bindend und dienen dem Informationsaustausch, z.B. Artikel, Broschüren. Je nach Führungsstil können diese Informationen von Einzelnen direkt oder über ein entsprechendes Veröffentlichungsverfahren in Umlauf gebracht werden. Entwickeln sich diese Veröffentlichungen mit der Zeit zu einem empfehlenswerten Vorgehen, so erhalten sie den Status einer höheren Verbindlichkeit.